Náš klient Lamelland je slovenská spoločnosť, ktorá sa od roku 1997 venuje výrobe garážových brán a tieniacej techniky. Za ten čas sa vypracovala za jednu z najväčších firiem v segmente. Svoje produkty firma vyrába na mieru a zabezpečuje aj kompletné služby od zamerania, montáže po pozáručný servis. Výrobnú a administratívnu činnosť realizuje vo svojom sídle v Trenčíne, kde sa nachádza aj vzorková predajňa vybavená kompletným sortimentom ponúkaných produktov. Regionálne obchodné zastúpenia pokrývajú celé územie Slovenskej republiky a vďaka digitalizácii sú služby firmy nepretržite dostupné aj online.
Zadanie
Klient Lamelland nás oslovil s potrebou digitalizovať a utriediť si veci v objednávkovom procese. Na prijímanie objednávok firma využívala webovú stránku a e-mailové dopyty z centrály zamestnanci svojim viac ako 40 partnerom preposielali ručne. Našou úlohou bolo vytvorenie nového efektívnejšieho klientskeho prostredia. Cieľom projektu digitalizácie bolo zaviesť lead management systém a centrálnu databázu na efektívne riadenie a reportovanie dopytov, ktoré by viedlo k lepšiemu plánovaniu a riadeniu.
V case study sa dozviete:
- Ako sme navrhli lead management systém.
- Ako sme automatizovali odosielanie objednávok partnerom.
- Ako sme automatizovali sledovanie stavu objednávok.
Problém
O svojich veciach v garáži chce mať prehľad každý. To platí aj pri predaji samotných garážových brán či tieniacej technike. Na ceste k zlepšeniu bolo potrebné najprv poznať problém. Ten sme odhalili úvodným digitálnym auditom. Spoločnosť nemala zavedené mechanizmy reportingu, čo si vyžadovalo manuálne sledovanie a spracovanie údajov, preposlaných ponúk, ich údajov a sledovanie stavu. Zamestnancom jednoducho chýbali aktuálne informácie o tom, aké dopyty boli odoslané partnerom a či partner uzavrel obchod, ak áno, v akej hodnote a s akými produktmi. Pre Lamelland veci, ktoré potrebuje vyriešiť, pre nás žiadny problém.
Hlavnými problémami klienta boli:
- neprehľadnosť v objednávkach a v ich aktuálnom stave
- manuálna tvorba reportov
- manuálne prepočítavanie dopytov
- potreba priebežného manuálneho sledovania stavu objednávok
Náš postup
Automatické otvorenie brány pri príchode alebo odchode z garáže je príjemné a dnes už takmer samozrejmé. O niečo podobné sme sa pokúsili pri procesoch spoločnosti Lamelland. Po digitálnom audite sme sa pustili do práce. Vývoj lead management systému sme na mieru prispôsobili požiadavkám. Hneď na začiatku spolupráce sme tímu Lamelland pripravili demo ukážku, aby si všetci vedeli predstaviť, ako môže digitalizácia vyzerať v praxi. Už v tomto momente sme umožnili automatické priradenie dopytov partnerom v každej lokalite – bez potreby manuálneho zásahu.
Systém sme navrhovali tak, aby administrátori videli všetky dopyty, zatiaľ čo partneri mali prístup len k tým svojim dopytom. Mysleli sme na to, aby firemný tím poznal zdroj dopytov ako napríklad online reklama, čo by mu umožňovalo vyhodnocovať efektivitu marketingových aktivít. Aby žiadna dôležitá informácia neostala pred zamestnancami klienta zatienená, umožnili sme im vidieť napríklad aj dôvody nerealizovania dopytov. Aj to malo pozitívny vplyv na celkový predajný proces.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- automatizácia – ako súčasť digitalizácie nahrádza manuálne procesy digitálnymi technológiami, pričom umožňuje efektívnejšie a presnejšie spracovanie digitalizovaných dát. Manuálne činnosti pri práci s dokumentmi dokážeme prepnúť do automatického režimu. Všetko tak za vás urobí systém.
- Lead management systém – je to systém v podobe softvéru/aplikácie, ktorý firmám pomáha riadiť celú zákaznícku cestu v rôznych fázach od spracovania leadov (dopytov od potenciálnych zákazníkov) po popredajný servis.
Riešenie
Pre spoločnosť Lamelland sme vytvorili nový lead management systém, teda jednotnú centrálnu databázu, kde „padajú“ ponuky a následná tvorba reportingu je automatizovaná. S efektívnym reportingom so štatistikami dopytov je vyhodnocovanie dát pre ďalšie postupy a kroky jednoduché. Vďaka centrálnej databáze zamestnanci presne vedia, koľko a aké dopyty boli odoslané partnerom, s akým výsledkom a s presnými údajmi o každej objednávke. Cez novú digitálnu bránu už žiadna chybná informácia neprejde.
Práca je teraz jednoduchšia a efektívnejšia. Partneri môžu do systému pristupovať aj z mobilu so všetkými informáciami o zákazníkovi, čo im umožňuje lepšie sledovať a pohodlnejšie zadávať stav ponúk. V prípade neuzavretej či neodoslanej ponuky ich systém automaticky notifikuje, čím sa minimalizuje možnosť prípadného zabudnutia na nedoriešené dopyty. Zlepšovanie života klientov Lamellandu tak začína našimi digitálnymi zlepšeniami.
Digitalizáciou sme klientovi Lamelland vyriešili problémy v procesoch:
- Eliminovali sme preposielanie emailov partnerom – zamestnanci už nemusia partnerom posielať e-maily, všetky dopyty sú v centrálnej databáze a v nej sú priradené partnerom.
- Odstránili sme neprehľadnosť v dopytoch – obchodná riaditeľka už nemusí manuálne sledovať stav jednotlivých dopytov. Zamestnanci majú prehľadný systém dopytov s jednoduchým sledovaním ich aktuálneho stavu.
- Automatizovali sme tvorbu štatistík – obchodné oddelenie už nemusí manuálne počítať dopyty a ich výsledky. S novým systémom sú všetky štatistiky generované automaticky.
Naším riešením sme klientovi priniesli aj tieto zlepšenia:
- Odbúrali sme administratívnu prácu spojenú s distribúciou dopytov.
- Partnerov nášho klienta upozorňujeme na potrebu aktualizácie stavu ponúk automatickými notifikáciami, čo zlepšuje ich prehľad aj plánovanie Lamellandu.
- Zlepšili sme reporting, ktorý teraz zahŕňa detailné údaje o produktoch aj o lokalitách, čo umožňuje lepšie plánovanie budúcich kampaní. Reporting už nie je zameraný len na celkovú výšku úspešných objednávok, ale na konkrétne dáta a detaily objednávok.
Integrované platformy
- glideapps.com – no-code platforma s nástrojmi pre zefektívňovanie obchodných procesov
- Looker Studio – online nástroj na konverziu údajov pre plne prispôsobiteľný reporting
- Websupport Webmail – e-mailová schránka od spoločnosti Websupport
- Webový formulár – nami na mieru vyvinutý formulár pre získavanie údajov od zákazníkov
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Riešenie sme Lamellandu pomocou no-code a low-code prístupu dodali do mesiaca. Zamestnanci ho s plnou funkčnosťou začali používať do dvoch mesiacov od začiatku projektu a rýchlosť nasadenia oceňujú. Vďaka jeho rýchlej odozve sme našou postimplementačnou podporou efektívne doladili ďalšie drobnosti. Tím Lamelland a všetkých užívateľov riešenia sme dôkladne zaškolili a odovzdali im potrebné manuály. Postarali sme sa o to, aby celý projekt od návrhu po dodanie systému prebehol rýchlo, ale aj hladko. Spoločnosti Lamelland sme tak digitalizáciou otvorili nový vstup pre vjazd efektivity a obchodných príležitostí.
Interná referencia
„Oceňujeme promptnú komunikáciu a ochotu klienta spolupracovať. Radi by sme vyzdvihli aj to, že sa klient nebál prechodu na nový systém zo dňa na deň. Klient prešiel na nový systém bez problémov a dohodnutý termín bol dodržaný, čo svedčí o ich pripravenosti a odvahe prejsť na moderné riešenia.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
