KOSIT je spoločnosť zaoberajúca sa zberom, spracovaním a energetickým využitím odpadu. Má 13 dcérskych spoločností a zamestnáva vyše 700 zamestnancov. Svoje služby poskytuje 220 komunálnym zákazníkom a zhruba 2 000 podnikateľským subjektom.
Zadanie
Z digitálneho auditu vzišlo zadanie pre tohto lídra v oblasti odpadového hospodárstva. Našou úlohou bolo digitalizovať a automatizovať prácu ich obchodníkov a zároveň manažmentu sprístupniť okamžitý reporting. Obsluhovať 26-tisíc kontajnerov 242 autami, a pridávať ďalšie, sme KOSITu uľahčili automatizáciou manuálnych procesov v jednej digitálnej platforme a zrýchlením obchodného aj schvaľovacieho procesu. Prečítajte si, ako sme sa k tomu dopracovali.
V case study sa dozviete:
- Ako sme postupovali pri digitalizácii KOSITu.
- Aké platformy sme integrovali do nového ekosystému.
- Ako sme digitalizáciou dokázali urýchliť aj samotný zber odpadu.
Problém
Zamestnanci KOSITu vlastnoručne vytvárali a dopĺňali každý firemný dokument. To obchodný proces a ďalšie činnosti neúmerne predlžovalo, aj kvôli vznikajúcim chybám.
Spoločne s klientom sme sa zamerali na jeho hlavné problémy v procesoch:
– evidencia obchodných prípadov vedená v Exceli
– manuálna tvorba zmlúv
– naceňovanie v Exceli a chýbajúci systém naceňovania
– chýbajúci proces zberu a priraďovania dopytov
– manuálne zadávanie obchodných prípadov do ERP systému
– manuálne zasielanie a schvaľovanie ponúk
– manuálna tvorba objednávok
– chýbajúca databáza pre marketingové kampane
Náš postup
S digitalizáciou sme začali od základov. V našom prípade je ním CRM systém, ktorý sme vybrali po hĺbkovom zhodnotení komplexných firemných procesov. Ten sa stal pomyselným zberným dvorom firemných procesov, ktoré sme plne digitalizovali a v maximálnej miere automatizovali. Zamestnancom sme tak sprístupnili všetky dokumenty aj online reporting pre manažment. Tak, aby zber a spracovanie údajov išli ruka v ruke so zberom a spracovaním odpadu.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- kustomizácia – prispôsobenie existujúcej digitálnej technológie, platformy alebo softvérového riešenia podľa špecifických potrieb firmy. Napríklad CRM systém môže byť no-code a low-code prístupom prispôsobený vašej firme na mieru.
- reporting – obvykle komplexné vyhodnotenie riadenia firmy, prehľad o realizovaných a plánovaných aktivitách tímov, o ich efektivite či firemných ekonomických trendoch. To môže byť aj v podobe automatizovaných reportov.
Riešenie
Zavedením nového CRM systému prostredníctvom platformy podio.com sme klientovi vytvorili kustomizované praktické rozhranie pre spracúvanie obchodných požiadaviek podľa jeho konkrétnych potrieb. Po vytvorení CRM bolo potrebné napojiť naň nástroje používané v rámci procesov.
Podľa požiadaviek klienta sme existujúci ekonomický softvér, nami vyvinutý naceňovací systém napojili na dátový portál finstat.sk. Ako integračnú platformu sme použili make.com. Automatizáciou sme niečo znížili – prípadnú chybovosť údajov manuálne zadávaných obchodníkmi, a niečo (resp. takmer všetko) zrýchlili – spracovanie obchodných ponúk a ich schvaľovanie.
Procesy KOSITu sme zefektívnili aj takto:
- vytvorili sme kompletný E2E sales proces od prvého dopytu až po evidovanie v ERP systéme
- automatizovali sme zber leadov z e-mailov
- automatizovali sme proces prideľovania leadov obchodníkom a ich schvaľovanie
- automatizovali sme generovanie cenových ponúk vyvinutím naceňovacieho systému
- automatizovali sme proces schvaľovania controllingom
- automatizovali sme generovanie objednávok na základe vyplnenia zákazníkom
- automatizovali sme ukladanie úspešných obchodov do ERP systému
- automatizovali sme generovanie zmlúv
- automatizovali sme sledovanie stavu reklamácií
- automatizovali sme generovanie marketingovej databázy
- automatizovali sme pripomienky a notifikácie pre obchodníka v priebehu obchodného procesu
- automatizovali sme reporting v PowerBI
Integrované platformy
- podio.com – low-code platforma od spoločnosti Citrix pre budovanie databázy a procesov
- make.com – integračná platforma na budovanie automatizácií
- globimail.com – zasielanie e-mailov z platformy Podio
- finstat.sk – overenie klienta pri prijatej objednávke z webu
- Microsoft PowerBI – cloudová technológia na analyzu podnikových dát, vytváranie reportov, štatistík alebo prehľadov
- Profit – interný ERP systém od spoločnosti SOFTIP
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
Pri tejto digitalizácii sme bez zbytkov zužitkovali svoje know-how a ukázali opodstatnenie low-code prístupu aj v oblasti odpadového hospodárstva. Nové riešenia sme KOSITu integrovali do jedného digitálneho ekosystému. Automatizovaním veľkej časti obchodného procesu spoločnosti sme zvýšili aj jeho úspešnosť. Manažmentu sme vzali fyzické papiere, aby sme mu odovzdali prehľadný online reporting. Takto sme dopomohli k efektívnemu riadeniu jednotlivých oddelení spoločnosti. S našimi digitalizovanými procesmi zamestnanci KOSITu už „nevyhadzujú“ ani sekundu a zvyšujú svoje obchodnícke kvality. Pre KOSIT automatizácia, pre nás automatika.
Referencia klienta
„Integráciou CRM, naceňovacieho systému a ekonomického softvéru sme získali zníženie chybovosti zadávaných údajov zo strany obchodníkov, efektívny schvaľovací proces obchodných ponúk, automatizáciu práce v ekonomickom oddelení a prehľadný reporting pre manažment.“
klient KOSIT
Interná referencia
„Vedeli sme, že naše low-code kompetencie nie sú na zahodenie ani pri digitalizácii spoločnosti KOSIT. Aj v tomto prípade sme dokázali rozptýliť prvotné obavy zo zmeny. Problematické procesy sme vyriešili a nahradili digitálnym ekosystémom. Zjednodušené procesy si pochvaľujú zamestnanci a manažment si okrem iného cení obchodnú úspešnosť. Skúškou správnosti nášho riešenia je okrem eliminovania chýb napríklad aj každoročný zisk. Zberné autá KOSITu z okna pozorujeme s o to väčším zadosťučinením.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
