K našim spokojným klientom patrí aj AVIS, najväčšia autopožičovňa na Slovensku. Spoločnosť si dáva záležať na profesionálnom servise, nadpriemernej vybavenosti vozidiel s bezpečnostnými a úžitkovými prvkami pre vyšší komfort zákazníka. Prenajatými autami sa starajú o zážitok z pohodlnej jazdy, nech zákazníci smerujú kamkoľvek.
Zadanie
Našou úlohou bolo digitalizovať firmu, zvýšiť jej tak tržby a to všetko bez navýšenia počtu zamestnancov. Počas spoločnej realizácie rozsiahlej digitálnej transformácie sme v tejto 2. fáze spolupráce digitalizovali a automatizovali väčšinu kľúčových dokumentov, ktoré zamestnanci dovtedy spracúvali manuálne. Odľahčením jednotlivých oddelení sme chceli prispieť aj k zákazníckemu komfortu, ktorým sa firma vyznačuje. Čítajte ďalej a zistite, ako sme to dokázali.
V case study sa dozviete:
- Ako sme zamestnancov AVISu odbremenili od manuálneho spracúvania dokumentov.
- Aké platformy sme integrovali do nového ekosystému.
- Ako sme digitalizáciou zvýšili komfort konečných zákazníkov.
Problém
redstavte si, že počas dňa musíte ručne vytvoriť ponuku pre klienta, poslať mu ju, po schválení ručne vytvoriť a poslať objednávku. Po jej schválení zas pripraviť a poslať zmluvu na podpis, opäť ručne. Oskenovanú zmluvu, podpísanú ručne klientom, obdržíte e-mailom. Ručne overíte všetky údaje a potom ich pracne naťukáte do systému. Následne potvrdíte celý prenájom vozidla zaslaním e-mailu alebo telefonicky.
Môže sa zdať, že ide o jednoduché úkony. Ak však počas dňa pri práci s dokumentmi robíte opakovane množstvo takýchto menších úkonov, stanú sa veľkým „žrútom“ času. Čo by ste povedali, ak by celý proces vyššie trval len 1 minútu? Na pár klikov, bez telefonátov a e-mailov. To je ponuka, ktorá sa neodmieta.
Ako na to? Riešením je digitalizácia, ktorej súčasťou je aj automatizácia práce s dokumentmi.
S klientom sme počas pokračovania spolupráce sústredili práve na prácu s dokumentmi. Identifikovali sme tak konkrétne problémové procesy:
– manuálna tvorba ponúk a objednávok
– manuálna tvorba zmlúv
– manuálne overovanie údajov a ich dopĺňanie do systému
– manuálna e-mailová/telefonická komunikácia pri potvrdení prevzatia vozidla
Náš postup
Na začiatku spolupráce sme prišli s návrhom komplexnej digitalizácie a úspešne sme integrovali CRM. Všetky podrobnosti nájdete v samostatnej case study. Keďže klient a jeho zamestnanci pocítili okamžité zlepšenia, prešli sme do ďalšej fázy zefektívnenia procesov AVISu. V nej sme sa zamerali práve na prácu s dokumentmi.
Interné procesy súvisiace s dokumentmi sme rozdelili na 2 kategórie:
- pred podpisom zmluvy o prenájme vozidla,
- a po podpise zmluvy o prenájme vozidla.
Sústredili sme sa na digitalizáciu oboch. Vždy sme pritom mysleli na to, aby zamestnanci AVISu mali viac času na prácu tým, že nemuseli manuálne a priam rituálne vyťukávať nových klientov. Zároveň sme chceli, aby klienti AVISu mali hladký, príjemný a maximálne automatizovaný proces prenájmu vozidla.
Aby to celé fungovalo, navrhli sme integráciu interného systému, prepojenie s elektronickým podpisom, ale aj s novými funkciami pre zákazníkov.
Malý digitálny slovník
Ak nie ste vo svete digitalizácie doma, vysvetlíme vám niektoré z najdôležitejších odborných termínov, ktoré sa týkajú našich riešení. Stačí si prečítať náš malý slovník a dozviete sa všetko dôležité:
- digitalizácia – proces transformácie analógových údajov, informácií a procesov do digitálnej formy, fyzické dokumenty je po konverzii do elektronických dát možné uchovávať, spracovávať a zdieľať digitálnymi technológiami. To, čo bolo predtým offline, je teraz online. Napríklad sklady šanónov vo vašej firme premeníme na pár priečinkov v počítači, ku ktorým má prístup každý, kto potrebuje. Aj keď je na druhom konci sveta.
- automatizácia – ako súčasť digitalizácie nahrádza manuálne procesy digitálnymi technológiami, pričom umožňuje efektívnejšie a presnejšie spracovanie digitalizovaných dát. Manuálne činnosti pri práci s dokumentmi dokážeme prepnúť do automatického režimu. Všetko tak za vás urobí systém.
Riešenie
Pri pokračovaní v komplexnej digitalizácii AVISu sme zefektívnili obchodné a interné procesy pred podpisom zmluvy o prenájme vozidiel. Elektronický podpis zmlúv sme integrovali aj do interného systému Camasys. V ňom sme zákazníkom pridali aj možnosť zvoliť si dátum prevzatia vozidla. Možnosť lepšie si naplánovať cesty zlepšilo skúsenosť zákazníkov s prenájmom vozidiel. Win-win.
Zamestnancov AVISu sme odľahčili od manuálneho spracúvania dokumentov:
- Automatizovali sme generovanie cenových ponúk a ich e-mailové zasielanie v templatoch
- Automatizovali sme generovanie zmluvy a splátkového kalendára s elektronickým podpisom a archiváciou
Automatizovali sme proces pred podpisom zmluvy:
- Automatická požiadavka na dodanie vozidla po podpísaní objednávky
- Automatické uloženie priradenie vozidla v CRM po zaradení do evidencie
- Automatický e-mail pre zákazníka s termínom prevzatia vozidla
- Výber termínu rezervácie vozidla klientom v rezervačnom systéme Camasys
- Automatická notifikácia obchodníkovi o rezervácii
Zjednodušili sme aj proces práce s dokumentmi po podpise zmlúv o prenájme, prácu so zákazníckej dokumentáciou, fakturáciou a ďalšími účtovnými procesmi.
Proces prenájmu vozidiel sme zrýchlili aj elektronickým podpisom:
- Automatické generovanie zmluvy deň pred odovzdaním vozidla
- Automatické doplnenie údajov do zmluvy
- Automatické e-mailové odoslanie zmluvy, splátkového kalendára a objednávky na podpis
- Automatická SMS notifikácia o dokumentoch
- Notifikácia, ak pred odovzdaním vozidla nie je podpísaná zmluva
- Automatická archivácia zmluvy s certifikátom k obchodnému prípadu
Klientovi sme dali zrýchlenie, ktoré oceňujú aj jeho zákazníci
Pre vyhodnotenie efektu väčších aj menších zlepšení AVISu sme po prvom roku spolupráce urobili audit zlepšení. Čísla hovoria za všetko. Posúďte s nami výsledky našej digitalizácie.
Integrované platformy
- RightSignature – elektronický podpis dokumentov od spoločnosti Citrix
- Camasys – rezervačný systém
Na projekte pracovali naši špecialisti
- Low/no-code engineers
- Business analyst
- Project owner
- SW architect
Zhodnotenie
V prvom roku sme naštartovali digitalizáciu novým CRM systémom na základe vopred schválenej digitálnej stratégie. Následne sme sa pustili do automatizácie dokumentov – od elektronického podpisu až po komplexný interný systém dokumentov. A to bez potreby rozsiahleho programovania vďaka low-code prístupu. Zjednodušením spracovania dokumentov sme zvýšili efektivitu práce a produktivitu celých firemných oddelení. Zamestnanci rýchlo zabudli na rituály nekonečného manuálneho spracovania dokumentov. Veď niektoré rituály je dobré zmeniť, alebo úplne zrušiť. A čo zákazníci AVISu? Tí si môžu lepšie naplánovať svoje cesty a vydať sa na ne pokojne aj skôr.
Interná referencia
„Najväčšej autopožičovni AVIS sme prepožičali svoje digitalizačné znalosti a prvý rok nového fungovania potvrdil, že to bol veľký posun vpred. Pokračovali sme v digitalizácii a firme sme nechali ‚zmiznúť‘ kopy papierov, ktoré sme sprístupnili online. Obchodníci sú z automatizovania dokumentácie a nových funkcií nadšení. Urýchlili sme ich prácu a rýchlejšie dostali na cesty aj ich zákazníkov.“
Slavomír Krafčík, CTO shifra
